إعدادات التنبيهات الذكية

دليل مستخدم شاشة إعدادات التنبيهات الذكية

تُعد شاشة إعدادات التنبيهات الذكية الأداة المسؤولة عن أتمتة التذكيرات والإشعارات الخاصة بانتهاء صلاحية المستندات والوثائق في النظام. تضمن لك هذه الشاشة عدم تفويت أي تواريخ هامة تتعلق بوثائق الشركة أو مستندات الموظفين عبر إرسال تنبيهات مسبقة في الوقت المناسب.

1. إضافة قاعدة تنبيه جديدة (Add New Alert Rule)

لإنشاء تذكير جديد لمستند معين، اتبع الخطوات التالية في نموذج الإضافة أعلى الشاشة:

1. الوحدة (Module): حدد الجزء من النظام الذي ترغب في مراقبته (مثل: إدارة المستندات والملفات).
2. الفئة (Category): اختر ما إذا كان المستند المستهدف يخص الموظفين (مثل الإقامات أو الجوازات) أو يخص الشركة (مثل الرخص التجارية والسجلات).
3. نوع المستند (Doc Type): بناءً على اختيارك للفئة في الخطوة السابقة، ستظهر لك قائمة بأنواع المستندات المتاحة. اختر المستند الذي تريد تفعيل التنبيه له.
4. التنبيه قبل (بالأيام) (Alert Before): أدخل عدد الأيام التي ترغب في تلقي إشعار قبل انتهاء صلاحية المستند (على سبيل المثال: إدخال "30" يعني أن النظام سيرسل تنبيهاً قبل شهر من تاريخ الانتهاء).
5. الحفظ: بعد تعبئة كافة الحقول، انقر على الزر الأزرق "حفظ الإعدادات" (Save Configuration) لاعتماد القاعدة التنبيهية الجديدة.

2. إدارة قواعد التنبيه النشطة (Active Alert Rules)

في النصف السفلي من الشاشة، ستجد جدولاً يعرض جميع القواعد التي قمت بإعدادها مسبقاً لمراقبتها وإدارتها:

• عرض القواعد: يعرض الجدول تفاصيل كل قاعدة، بما في ذلك اسم الوحدة، الفئة (يتم تمييز مستندات الموظف باللون الأزرق ومستندات الشركة باللون البنفسجي)، نوع المستند، ومدة التنبيه المسبق بالأيام.
• حذف قاعدة تنبيه: في حال لم تعد بحاجة إلى تنبيه معين، يمكنك إزالته بالضغط على أيقونة "سلة المهملات" (الحذف) الحمراء الموجودة بجوار القاعدة المعنية. ستظهر لك رسالة تأكيد لضمان عدم الحذف عن طريق الخطأ.

ملاحظات التنبيهات

• عند حفظ أو حذف قاعدة بنجاح، ستظهر رسالة تأكيد خضراء أعلى الشاشة.
• في حال نسيان حقل إلزامي أو إدخال بيانات غير صحيحة، ستظهر رسالة حمراء توضح لك الخطأ لتصحيحه.