إدارة قوالب المستندات

دليل إدارة قوالب المستندات

تُعد هذه الشاشة النظام المتكامل لتصميم وإدارة القوالب الرسمية للمنظمة (مثل عقود العمل، خطابات التعريف، شهادات الخبرة). يتيح النظام بناء مستندات ذكية تستبدل البيانات تلقائياً لكل موظف عند طباعتها.

1. الشاشة الرئيسية (قائمة النماذج)

توفر هذه الشاشة نظرة عامة على كافة القوالب الجاهزة في النظام:

• زر إضافة نموذج جديد (أزرق): لبدء إنشاء مستند جديد من الصفر.
• زر أنواع المستندات (أرجواني): لإدارة التصنيفات العامة للوثائق.
• مفتاح التفعيل (Toggle Switch): يظهر باللون الأخضر للنماذج النشطة والأحمر للمتعطلة. يمكنك إيقاف ظهور قالب معين في قائمة طلبات الموظفين بمجرد سحب المفتاح دون الحاجة لحذفه.

2. إنشاء نموذج جديد (المعلومات الأساسية)

عند الضغط على "إضافة نموذج جديد"، ستقوم بتعبئة البيانات التالية:

• الاسم (عربي/إنجليزي): المسمى الرسمي للقالب الذي سيظهر للموظفين.
• الوصف: شرح مختصر لاستخدامات هذا المستند.
• صورة التوقيع الافتراضية: يمكنك رفع صورة لتوقيع المدير أو ختم الشركة ليتم وضعها تلقائياً في نهاية المستند.

3. المصمم المرئي (Document Designer)

هذه هي الميزة الأكثر قوة، حيث توفر واجهة (سحب وإفلات) لتصميم محتوى المستند:

• التصميم السهل: يمكنك سحب النصوص، الصور، والجداول وترتيبها كما في برامج تنسيق النصوص.
• المتغيرات الذكية (Merge Tags): هي أكواد خاصة (مثل {{employee.full_name_ar}}) توضع داخل النص. عند الطباعة، يقوم النظام تلقائياً باستبدال هذا الكود باسم الموظف الفعلي صاحب الطلب.

4. معاينة النموذج

تتيح لك شاشة العرض التأكد من شكل القالب قبل اعتماده:

• المتغيرات المدعومة: تظهر قائمة جانبية بكافة الأكواد المتاحة (بيانات الموظف، بيانات الوظيفة، الراتب، تاريخ اليوم).
• نسخ المتغيرات: يمكنك الضغط على أي كود متغير ليتم نسخه فوراً ولصقه داخل المصمم.

5. خطوات العمل (Workflow)

1. الخطوة 1: أنشئ النموذج وقم بتسميته ورفع التوقيع/الختم.
2. الخطوة 2: ادخل إلى "المصمم المرئي" وقم بتنسيق شكل الورقة وإضافة النصوص الثابتة.
3. الخطوة 3: أضف الأكواد المتغيرة في أماكنها الصحيحة (مثل مكان الاسم، الراتب، المسمى الوظيفي).
4. الخطوة 4: احفظ النموذج وتأكد من تفعيل حالته ليصبح متاحاً للطلب من قبل قسم الموارد البشرية أو الموظفين.