إدارة المستندات والوثائق

دليل مستخدم إدارة المستندات

تُعد هذه الشاشة المستودع المركزي لكافة الوثائق الرسمية الخاصة بالمنظومة والموظفين. يتيح لك النظام أرشفة الملفات، وتصنيفها، ومتابعة تواريخ انتهائها لضمان الامتثال وتجنب الغرامات، مع نظام مرن لاعتماد الوثائق من قبل الإدارة.

1. ترويسة الصفحة والتحكم العام

تظهر في أعلى الشاشة الأدوات الرئيسية للانتقال بين مهام الإدارة:

• زر أنواع المستندات (أرجواني): يفتح شاشة مخصصة لإدارة تصنيفات الوثائق (مثل: جواز السفر، البطاقة المدنية، رخصة القيادة).
• زر رفع مستند جديد (أزرق): لبدء عملية إضافة وثيقة جديدة لموظف محدد.
• رسائل النجاح والخطأ: تظهر تنبيهات ملونة عند إتمام أي عملية (حفظ، تعديل، أو حذف) لتأكيد حالة العملية.

2. نظام البحث والتصفية المتقدم (Filter)

للوصول السريع إلى وثيقة معينة وسط مئات الملفات، يوفر النظام فلاتر ذكية تشمل:

• الموظف: عرض كافة المستندات المرتبطة بموظف معين.
• نوع المستند: تصفية النتائج حسب التصنيف (مثل العقود فقط أو الهويات فقط).
• الحالة: عرض المستندات (المعلقة، المقبولة، أو المرفوضة).
• نطاق تاريخ الانتهاء: البحث عن الوثائق التي تنتهي في فترة زمنية محددة.
• نطاق تاريخ الرفع: تتبع الوثائق المضافة حديثاً للنظام.

3. قائمة المستندات (الجدول الرئيسي)

يعرض الجدول تفاصيل دقيقة لكل ملف مرفوع:

• الموظف ونوع المستند: يظهر اسم صاحب الوثيقة وتصنيفها الرسمي.
• تاريخ الانتهاء: يظهر بوضوح لمتابعة التجديد.
• حالة الاعتماد: ملصقات ملونة توضح وضع الوثيقة (أصفر: قيد الانتظار، أخضر: معتمدة، أحمر: مرفوضة).
• تحميل الملف: أيقونة ملف زرقاء تتيح لك تحميل الوثيقة مباشرة من الجدول.

أزرار الإجراءات السريعة:

• عرض: لفتح صفحة التفاصيل الكاملة للمستند.
• تحميل: لحفظ نسخة من الملف على جهازك.
• تعديل: لتحديث البيانات أو استبدال الملف (متاح للمستندات غير المعتمدة أو للمدراء فقط).
• اعتماد: يظهر للمدراء فقط للموافقة الرسمية على المستند.

4. شاشة رفع وتعديل المستند

عند إضافة مستند جديد، يتطلب النظام تعبئة الحقول التالية:

• اختيار الموظف ونوع المستند: حقول إلزامية لتحديد تبعية الوثيقة.
• تاريخ الانتهاء: اختياري، ولكن يُنصح به لتفعيل تنبيهات النظام.
• اختيار الملف: رفع النسخة الرقمية (يدعم PDF، الصور، والملفات النصية بحد أقصى 5 ميجابايت).
• ملاحظة هامة: بمجرد اعتماد المستند، يتم قفل بعض الحقول لحماية البيانات، ولا يمكن تعديلها إلا من قبل الأشخاص المخولين بالاعتماد.

5. إدارة أنواع المستندات (Document Types)

تُستخدم هذه الشاشة الفرعية لتعريف "القوالب" التي سيتم التصنيف بناءً عليها:

• إضافة نوع جديد: إدخال الاسم بالعربية والإنجليزية (يولد النظام كوداً فريداً تلقائياً من الاسم الإنجليزي).
• الحالة (نشط/غير نشط): يمكنك تعطيل نوع معين ليختفي من قائمة الخيارات عند الرفع دون الحاجة لحذفه.

6. شاشة تفاصيل المستند (الكاملة)

توفر رؤية بانورامية تشمل:

• بيانات التوثيق: الشخص الذي قام برفع الملف، والشخص الذي قام باعتماده، وتوقيت الاعتماد بدقة.
• تنبيهات الصلاحية: يظهر النظام تنبيهاً باللون الأحمر إذا كانت الوثيقة منتهية، وباللون البرتقالي إذا اقترب موعد انتهائها (خلال 30 يوماً).