إدارة الأصول

دليل مستخدم نظام إدارة الأصول

تُعد هذه الشاشة المركز الرئيسي لتتبع وإدارة الممتلكات والعهدة الخاصة بالشركة (مثل أجهزة الكمبيوتر، الأثاث، والسيارات). يتيح النظام مراقبة حالة كل أصل، قيمته المادية، والجهة أو الموظف المسؤول عنه حالياً.

1. شاشة قائمة الأصول (الرئيسية)

تعرض هذه الشاشة جدولاً شاملاً لكافة الأصول المسجلة في النظام مع تفاصيل دقيقة لكل منها:

• أدوات الفلترة والبحث: يمكنك تضييق نطاق البحث حسب (الفرع، القسم، أو نوع الأصل) للوصول السريع إلى بيانات محددة.
• بيانات الجدول:
  • كود الأصل: الرمز التعريفي الفريد لكل جهاز أو عهدة.
  • الموظف المسؤول: اسم الشخص الذي بحوزته الأصل حالياً.
  • الحالة: ملصقات ملونة توضح وضع الأصل (أخضر: يعمل، أصفر: تحت الصيانة، أحمر: تالف).
  • تكلفة الشراء: القيمة المادية المسجلة عند إدخال الأصل.
• أزرار الإجراءات السريعة:
  • إضافة أصل: لفتح نموذج إدخال عهدة جديدة.
  • أنواع الأصول: لإدارة تصنيفات الأصول (مثل: إلكترونيات، قرطاسية).
  • عرض: لفتح صفحة التفاصيل الكاملة ونقل العهدة.
  • تعديل: لتحديث بيانات الأصل الحالية.

2. شاشة إضافة / تعديل أصل

عند تسجيل أصل جديد أو تحديث بيانات أصل قائم، يجب تعبئة الحقول التالية:

• البيانات الأساسية: اسم الأصل، نوعه (تصنيفه)، كود الأصل (إلزامي)، والرقم التسلسلي (Serial Number).
• الموقع والتبعية: تحديد الفرع والقسم الذي يتبع له هذا الأصل.
• البيانات المالية: تكلفة الشراء وتاريخ الشراء (باستخدام التقويم المنبثق).
• خيارات الحالة:
  • يعمل؟: مربع اختيار لتحديد ما إذا كان الأصل صالحاً للاستخدام حالياً.
  • ضمان متاح؟: لتوضيح ما إذا كان الأصل لا يزال تحت فترة الضمان.
  • خاص بموظف؟: يُفعل هذا الخيار إذا كان الأصل مخصصاً كعهدة شخصية لموظف معين.
• سجل الصيانة والوصف: مساحة نصية لتدقيق عمليات الإصلاح السابقة أو إضافة وصف تفصيلي للمواصفات.
• صورة الأصل: يمكنك رفع صورة فوتوغرافية للأصل لسهولة التعرف عليه بصرياً.

3. شاشة تفاصيل الأصل ونقل العهدة

تعتبر هذه الشاشة هي الأكثر تفصيلاً، حيث تظهر كافة المعلومات السابقة في مكان واحد، بالإضافة إلى ميزة "نقل العهدة":

• عرض المعلومات: تظهر بطاقة معلومات عامة، وقسم للموقع الجغرافي والتبعية الإدارية.
• تحديث العهدة (Transfer Custody):
  1. يظهر النظام "المسؤول الحالي" عن الأصل.
  2. اختيار الموظف الجديد: استخدم القائمة المنسدلة الذكية للبحث عن موظف جديد (بالاسم أو الرقم الوظيفي).
  3. زر تحديث العهدة: عند الضغط عليه، يتم نقل مسؤولية الأصل للموظف الجديد وتوثيق ذلك في النظام فوراً.

4. نظام التنبيهات

• رسائل النجاح: تظهر باللون الأخضر عند حفظ أصل جديد أو نجاح عملية نقل العهدة.
• رسائل التحقق: تظهر باللون الأحمر لتنبيهك في حال نسيان الحقول الإلزامية (المميزة بنجمة حمراء *).