مستندات الشركة

دليل مستخدم نظام إدارة مستندات الشركة

تُعد هذه الشاشة المستودع المركزي لكافة الوثائق والمستندات الرسمية الخاصة بالمنشأة (مثل التراخيص، السجلات التجارية، وعقود الإيجار). يتيح النظام إدارة دورة حياة المستند من الرفع وحتى متابعة تواريخ الانتهاء.

1. الشاشة الرئيسية (قائمة المستندات)

تعرض هذه الشاشة جدولاً شاملاً لكافة المستندات المرفوعة مسبقاً، وتتضمن التفاصيل التالية:

• اسم المستند: المسمى التعريفي للملف.
• الرقم: الرقم المرجعي أو المسلسل الخاص بالوثيقة.
• الفرع: الفرع الذي يتبعه هذا المستند.
• تاريخ البداية: تاريخ إصدار أو سريان الوثيقة.
• تاريخ الانتهاء: التاريخ الذي تنتهي فيه صلاحية الوثيقة (هام لمتابعة التجديد).

الأزرار والعمليات المتاحة:

• زر إضافة مستند جديد (أزرق): يقع في أعلى الصفحة ويستخدم للانتقال إلى نموذج رفع وثيقة جديدة.
• أيقونة العين (زرقاء): لعرض كافة تفاصيل المستند في صفحة مستقلة.
• أيقونة التحميل (خضراء): لتنزيل نسخة من ملف المستند على جهازك الشخصي.
• أيقونة التعديل (صفراء): لتحديث بيانات المستند أو استبدال الملف المرفق.
• أيقونة الحذف (حمراء): لإزالة المستند نهائياً من النظام (يتطلب تأكيداً قبل الحذف).

2. شاشة إضافة مستند شركة جديد

عند الرغبة في أرشفة وثيقة جديدة، اتبع الخطوات التالية:

1. أدخل اسم المستند (مثلاً: رخصة البلدية).
2. أدخل رقم المستند الرسمي.
3. حدد تاريخ البداية و تاريخ الانتهاء باستخدام التقويم المنبثق.
4. اختر الفرع المرتبط بالوثيقة من القائمة المنسدلة.
5. انقر على اختيار ملف لرفع النسخة الرقمية (يدعم صيغ PDF، DOCX، وغيرها).
6. اضغط على زر إضافة مستند لحفظ البيانات.

3. شاشة تعديل مستند الشركة

تُستخدم هذه الشاشة لتصحيح البيانات أو تجديد الوثائق:

• يمكنك تعديل أي من الحقول النصية أو التواريخ.
• استبدال الملف: إذا رغبت في تحديث نسخة المستند (عند التجديد مثلاً)، قم برفع الملف الجديد في حقل الملف؛ وإذا تركته فارغاً سيحتفظ النظام بالنسخة القديمة.
• يظهر زر تحميل الملف الحالي في هذه الشاشة للتأكد من النسخة الموجودة قبل تعديلها.

4. شاشة عرض تفاصيل المستند

توفر رؤية كاملة لبيانات المستند في مكان واحد:

• تعرض كافة البيانات الأساسية المسجلة.
• توضح تاريخ الرفع (وقت إضافة المستند للنظام بدقة).
• توفر زراً سريعاً لـ تحميل الملف مباشرة من صفحة العرض.

ملاحظات عامة ونظام التنبيهات:

• رسائل النجاح: تظهر باللون الأخضر عند إتمام أي عملية حفظ أو تعديل بنجاح.
• رسائل الخطأ: تظهر باللون الأحمر في حال وجود نقص في البيانات الإلزامية (المؤشر عليها بنجمة حمراء *).
• تنبيهات الأمان: لا تظهر أزرار الإضافة أو التعديل أو الحذف إلا للمستخدمين الذين يملكون الصلاحيات الكافية لذلك.