إدارة أرصدة الإجازات
وصف منظومة التحكم في أرصدة الإجازات
تُعد هذه الشاشة "المحرك الذكي" والمركز السيادي لإدارة وتدقيق أرصدة الإجازات في النظام. تهدف هذه الواجهة إلى معالجة العمليات المعقدة مثل المطابقة المالية، إعادة تعيين الأرصدة من نقطة زمنية معينة، أو تنفيذ تدوير الأرصدة السنوي، مما يضمن دقة البيانات بنسبة 100% ومطابقتها لسجل الحركات الفعلي للموظف.
1. ترويسة الصفحة والإجراءات السريعة
- مركز التحكم: العنوان الرئيسي الذي يوضح الغرض من الشاشة.
- سجل الدفعات السابقة: زر يفتح نافذة منبثقة لاستعراض كافة عمليات التسوية والتدقيق التي تمت سابقاً في النظام لضمان الشفافية.
- زر العودة: للرجوع إلى القائمة الرئيسية لإدارة الإجازات.
2. إعدادات التحليل والاحتساب (طريقة العمل)
لإجراء عملية تدقيق أو تعديل رصيد، يجب اتباع الخطوات التالية بدقة:
الخطوة الأولى: اختيار النطاق
- الموظف المستهدف: اختيار الموظف المراد مراجعة رصيده.
- نوع الإجازة: تحديد نوع الإجازة (مثل السنوية أو المرضية) المراد معالجتها.
الخطوة الثانية: اختيار إجراء المحرك (Engine Actions)
يوفر النظام أربعة خيارات استراتيجية لمعالجة الرصيد:
- ● المطابقة الذكية (Smart Reconciliation): الخيار الأكثر استخداماً، حيث يقوم النظام بمطابقة الأرصدة المستحقة تراكمياً مع الإجازات الفعلية المأخوذة والمعتمدة، واقتراح التعديل اللازم لسد الفجوة.
- ● بداية جديدة / إعادة تعيين (Fresh Start): يُستخدم عند الرغبة في تجاهل كافة السجلات القديمة والبدء برصيد محدد من تاريخ معين (مثلاً بداية السنة المالية الجديدة).
- تاريخ نقطة الصفر: التاريخ الذي سيبدأ النظام الاحتساب منه.
- الرصيد الافتتاحي: المبالغ المرحلة التي تريد البدء بها.
- خيار مسح السجل: (خيار حساس) يقوم بحذف كافة الحركات السابقة لهذا النوع من الإجازة لبدء أرشيف جديد تماماً.
- ● التدوير السنوي (Year-End Rollover): يُستخدم في نهاية العام لترحيل الأرصدة المسموح بها للعام القادم وإسقاط الأيام الزائدة حسب سياسة الشركة.
- ● تصفير الطوارئ (Emergency Zeroing): إجراء فوري لتصفير رصيد الموظف مؤقتاً لأغراض إدارية.
3. تشغيل التحليل العميق ومعاينة النتائج
بعد ضبط الإعدادات، يتم الضغط على زر "تشغيل التحليل العميق". سيظهر لك قسم النتائج الذي يتضمن الجدول التالي:
| العمود | الشرح |
|---|---|
| رصيد النظام | الرقم المسجل حالياً في قاعدة البيانات. |
| المحتسب فعلياً | الرقم الذي توصل إليه المحرك الذكي بعد فحص كافة الحركات. |
| مقدار التسوية | الفارق (بالزيادة + أو النقص -) الذي سيتم تطبيقه لتصحيح الرصيد. |
| التدقيق | زر يفتح نافذة تفصيلية تشرح كيف تم الحساب (أيام الاستحقاق، الإجازات المستخدمة، التعديلات اليدوية). |
4. اعتماد وتسوية الرصيد (Final Commitment)
بمجرد مراجعة النتائج والتأكد من صحتها، يجب تعبئة "سبب التسوية / ملاحظة إدارية". هذا الحقل إلزامي لتوثيق سبب التغيير في سجلات الموظف.
بالضغط على "حفظ وتسوية الرصيد"، يقوم النظام بتحديث رصيد الموظف الفعلي وإضافة حركة تسوية رسمية في كشف حسابه.