إدارة الإجازات

نظرة عامة على النظام

يوفر نظام إدارة الإجازات بيئة عمل متكاملة تتيح للموظفين تقديم طلباتهم، وللمديرين اتخاذ القرارات بناءً على بيانات دقيقة، مع أدوات ذكية لحساب الأرصدة والتسويات المالية.

1. إدارة طلبات الإجازات (الشاشة الرئيسية)

تعرض هذه الشاشة قائمة بكافة الطلبات، وتتميز بـ:

• تصفية متقدمة: يمكنك البحث عن طلبات معينة باستخدام الفلاتر (اسم الموظف، الحالة، الفرع، القسم، الشهر، أو السنة).
• تقويم الفريق: بالضغط على زر "تقويم الفريق"، يمكنك عرض الإجازات الموزعة على الشهر لتجنب تضارب المواعيد.
• حالات الطلب: تظهر الطلبات بألوان تميز حالتها (أصفر للمعلّق، أخضر للمقبول، أحمر للمرفوض).

2. تقديم طلب إجازة جديد

بعد الضغط على زر "إضافة طلب إجازة"، اتبع الآتي:

• المعلومات الأساسية: اختر اسم الموظف ونوع الإجازة. سيظهر لك النظام فوراً "الرصيد المتاح" في بطاقة معلوماتية زرقاء.
• حاسبة توقع الرصيد: استخدم زر "حاسبة الرصيد" للتخطيط المستقبلي؛ اختر تاريخ سفرك القادم وسيقوم النظام بحساب الرصيد المتوقع أن تجمعه حتى ذلك التاريخ.
• تحديد المدة:
  • إجازة يومية: حدد تاريخ البداية والنهاية.
  • إجازة ساعية (استئذان): حدد التاريخ ووقت البدء والانتهاء.
• المبررات والمرفقات: اكتب سبب الإجازة وأرفق المستندات المطلوبة (مثل التقارير الطبية) التي تظهر تلقائياً بناءً على سياسة نوع الإجازة.

3. مراجعة الطلبات واتخاذ القرار (للمدراء)

عند مراجعة طلب معلّق، تتوفر الخيارات التالية:

• الاعتماد (Approve): يقوم النظام بخصم الرصيد آلياً. إذا كان الرصيد غير كافٍ، سيقترح النظام "تقسيم الإجازة" (جزء مدفوع وجزء غير مدفوع).
• الرفض (Reject): يجب اختيار سبب الرفض من القائمة الجاهزة أو كتابة سبب مخصص.
• التحويل (Forward): يمكنك تحويل الطلب لمدير آخر لمراجعته عبر زر "تحويل الطلب".
• إدارة الإلغاء: في حال طلب الموظف إلغاء إجازة معتمدة، ستظهر لك شاشة لقبول أو رفض طلب الإلغاء مع خيار استرجاع الرصيد للموظف.

4. العودة من الإجازة (مباشرة العمل)

لضمان دقة الرصيد، يجب تسجيل العودة الفعلية للموظف:

• العودة المبكرة: إذا سجل الموظف مباشرة عمل قبل انتهاء إجازته، سيقوم النظام آلياً بإعادة الأيام غير المستخدمة إلى رصيده.
• التأخر في العودة: في حال عاد الموظف بعد الموعد المحدد، سيقوم النظام بإنشاء طلب تمديد "معلق" يحتاج لموافقة الإدارة لتبرير فترة الغياب الإضافية.

5. التسويات المالية والصرف النقدي

• تقرير التسوية: يعرض تفصيل المستحقات المالية عن أيام العمل السابقة للإجازة مضافاً إليها قيمة أيام الإجازة.
• الأيام الإضافية للصرف: يمكن للمدير تحديد أيام إضافية ليتم صرفها نقداً للموظف من رصيده المتبقي وتضمينها في كشف الراتب.