تقرير الوثائق منتهية الصلاحية

وصف شاشة تقرير الوثائق منتهية الصلاحية

تُعد هذه الشاشة أداة رقابية حيوية تهدف إلى حماية المنشأة من الغرامات القانونية أو توقف الأعمال نتيجة انتهاء صلاحية الوثائق الرسمية. يتيح التقرير تتبعاً دقيقاً لكافة مستندات الموظفين (مثل الإقامات والجوازات) ومستندات الشركة (مثل السجلات التجارية والتراخيص) التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء.

1. ترويسة التقرير وأدوات التصدير

يظهر في أعلى الشاشة العنوان بوضوح مع وصف موجز لوظيفة التقرير، بجانبه الأزرار التالية:

• زر طباعة التقرير (الأزرق): يفتح نافذة معاينة مخصصة للطباعة بتنسيق رسمي يتضمن شعار المنشأة والملخص الإحصائي.
• زر تصدير Excel (الأخضر): يتيح لك تحميل كافة البيانات المعروضة في ملف إكسيل لإجراء معالجة بيانات خارجية أو حفظها كأرشيف.

2. لوحة المؤشرات الإحصائية (Dashboard)

توفر هذه اللوحة رؤية سريعة وشاملة لحالة الوثائق عبر ثلاث بطاقات ملونة:

• إجمالي الوثائق (أزرق): يعرض العدد الكلي لجميع المستندات المسجلة في النظام.
• تنتهي خلال 30 يوماً (برتقالي): مؤشر تحذيري يعرض عدد الوثائق التي ستنتهي صلاحيتها خلال شهر من تاريخ اليوم.
• منتهية الصلاحية بالفعل (أحمر): مؤشر خطر يوضح عدد الوثائق التي تجاوزت تاريخ الانتهاء ولم يتم تحديثها بعد.

3. نظام التصفية والبحث (Filter Records)

تتيح لك أدوات التصفية تخصيص النتائج للوصول إلى بيانات محددة:

• مصدر المستند: يمكنك الاختيار بين عرض "وثائق الموظفين فقط"، أو "وثائق الشركة فقط"، أو عرض الجميع.
• حالة الانتهاء: تصفية النتائج بناءً على توقيت الانتهاء (منتهي بالفعل، ينتهي خلال أقل من 30 يوماً، أو أقل من 60 يوماً).
• زر بحث: لتحديث الجدول بناءً على المعايير المختارة.
• زر إعادة تعيين: لمسح خيارات البحث والعودة لعرض كافة السجلات.

4. جدول بيانات الوثائق التفصيلي

يعرض الجدول قائمة منظمة تشمل المعلومات التالية:

• مصدر الوثيقة: ملصق يوضح ما إذا كانت الوثيقة تابعة لـ (موظف) أو لـ (الشركة).
• صاحب الوثيقة: يظهر اسم الموظف أو اسم المنشأة المرتبطة بالوثيقة.
• اسم الوثيقة: المسمى الرسمي للمستند (مثال: رخصة القيادة، السجل التجاري).
• تاريخ الانتهاء: التاريخ الدقيق المسجل لانتهاء الصلاحية.
• الحالة الزمنية: خانة ذكية تظهر ملصقات ملونة توضح الموقف:
  • منتهية: تظهر باللون الأحمر مع عدد الأيام التي مضت منذ الانتهاء.
  • تنتهي قريباً: تظهر باللون البرتقالي مع عدد الأيام المتبقية للتجديد.
  • سارية: تظهر باللون الأخضر للوثائق الصالحة.

5. مميزات نسخة الطباعة الرسمية

عند استخدام زر الطباعة، يتم توليد مستند احترافي يتميز بـ:

• أزرار تحكم عائمة تظهر على الشاشة (طباعة، رجوع، إغلاق، تصدير سريع).
• تنسيق كحلي رسمي (Official Navy Style) مناسب للاجتماعات والمراجعات الورقية.
• بيانات توثيقية تشمل تاريخ ووقت الطباعة واسم المستخدم الذي أصدر التقرير.
• تمييز بصري بالألوان للوثائق المنتهية لضمان لفت انتباه الإدارة فوراً.