إدارة طلبات المستندات
Apr 30, 2026
|
5 min read
إدارة طلبات المستندات والخدمات
تُعد هذه الشاشة النظام المتكامل لإدارة طلبات الموظفين للحصول على الوثائق الرسمية (مثل خطابات تعريف الراتب، شهادات الخبرة، أو عقود العمل). يتيح النظام دورة عمل تبدأ من طلب الموظف، مروراً بمراجعة الإدارة ومعاينة محتوى المستند، وصولاً إلى الاعتماد النهائي والإرسال.
1. الشاشة الرئيسية (قائمة الطلبات المتاحة)
تختلف واجهة هذه الشاشة بناءً على صلاحيات المستخدم (موظف أو مدير):
- للموظف: تظهر قائمة بـ "النماذج المتاحة للطلب"؛ حيث يمكن للموظف اختيار نوع المستند الذي يحتاجه والضغط على زر "طلب مستند".
- للمدير/المسؤول: تظهر شاشة "إدارة طلبات المستندات" التي تمكنه من مراقبة كافة الطلبات المقدمة واتخاذ إجراءات عليها.
- الأزرار العلوية:
- عرض طلباتي (أرجواني): يظهر للموظف لمتابعة حالة طلباته السابقة.
- إضافة طلب مستند (أزرق): يظهر للمسؤول لإنشاء طلب نيابة عن موظف.
✅ ملاحظة هامة: عند قيام الموظف بطلب مستند، يتم توليد رقم طلب فريد (Request Number) تلقائياً لتسهيل عملية التتبع بين الموظف وقسم الموارد البشرية.
2. نظام التصفية والبحث المتقدم (للإدارة)
توفر هذه الأدوات قدرة فائقة على حصر النتائج للوصول السريع للطلبات:
- تصفية حسب الموظف: اختيار اسم موظف محدد لعرض طلباته فقط.
- تصفية حسب الحالة: عرض الطلبات (المعلقة، المعتمدة، المرفوضة، المرسلة، أو الملغاة).
- تصفية حسب نوع المستند: اختيار نموذج معين (مثل تعريف راتب فقط).
- البحث العام: البحث بواسطة رقم الطلب أو كلمات البحث المخصصة.
3. شاشة إنشاء طلب جديد (New Document Request)
عند البدء بطلب جديد، يتبع المستخدم الخطوات التالية:
- اختيار نموذج المستند: تحديد نوع المستند المطلوب من القائمة المنسدلة.
- تعبئة البيانات الديناميكية: بمجرد اختيار النموذج، يظهر قسم "تفاصيل إضافية مطلوبة" يحتوي على حقول خاصة بهذا النموذج (مثل الجهة الموجه إليها الخطاب).
- إرسال الطلب: بالضغط على زر "تقديم الطلب"، ينتقل الطلب مباشرة إلى صندوق بريد المسؤول للمراجعة.
4. شاشة مراجعة ومعاينة الطلب (Review & Preview)
هذه الشاشة مخصصة للمسؤولين لاتخاذ القرار، وتتكون من:
- جدول معلومات الطلب: يعرض بيانات الموظف، تاريخ الطلب، ومن قام بالمراجعة لاحقاً.
- قسم معاينة محتوى المستند: (ميزة احترافية) تعرض نص المستند كاملاً بعد دمج بيانات الموظف فيه بشكل آلي، مما يسمح للمدير بقراءة ما سيتم طباعته قبل الموافقة.
💡 تنبيه المعاينة: المحتوى الظاهر في المعاينة هو مسودة أولية؛ يتم إضافة التوقيعات والأختام الرسمية آلياً فقط عند الاعتماد النهائي.
5. شاشة إجراءات المراجعة والاعتماد
في أسفل صفحة المعاينة، يمكن للمسؤول القيام بما يلي:
- تغيير الحالة: تحويل الطلب إلى (معتمد) أو (مرفوض).
- إضافة تعليقات: كتابة سبب الرفض أو أي ملاحظات إضافية للموظف.
- أزرار الإجراءات السريعة:
- اعتماد سريع (أخضر): للموافقة الفورية.
- رفض سريع (أحمر): لرفض الطلب فوراً مع ذكر السبب.
- إرسال المستند (أزرق): متاح بعد الاعتماد، ويقوم بإرسال النسخة النهائية للموظف.
🚫 سياسة النظام: تم حظر ميزة الحذف النهائي للطلبات لضمان وجود سجل أرشيفي كامل لكافة المعاملات الإدارية داخل المنشأة.
6. طريقة العمل (Workflow)
- المرحلة 1: يقوم الموظف باختيار النموذج وتقديم الطلب.
- المرحلة 2 (قيد الانتظار): يظهر الطلب للمدير للمراجعة والمعاينة.
- المرحلة 3 (المراجعة): يقوم المدير باعتماد الطلب أو رفضه مع كتابة التعليق.
- المرحلة 4 (الاعتماد): في حال الاعتماد، يظهر زر "تحميل المستند" للموظف للحصول على نسخته بصيغة PDF.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟